Ausschreibung Sicherheitsdienst: Die fünf Pflichtbausteine für Veranstalter
Eine belastbare Ausschreibung für einen Sicherheitsdienst braucht fünf Bausteine: die genaue Beschreibung von Einsatzorten und -zeiten, den konkreten Aufgabenumfang, die geforderten Personalqualifikationen nach § 34a GewO, ein klares Berichtswesen mit Wachbuch und Vorfallberichten sowie definierte Eskalationswege und Versicherungsnachweise. Fehlt einer dieser Punkte, bekommen Sie am Ende Angebote, die sich nicht vergleichen lassen.
Kurz gesagt:
- Nur eine vollständige Leistungsbeschreibung mit Objekt-, Aufgaben- und Personalanforderungen ermöglicht vergleichbare Angebote und vermeidet Missverständnisse.
- Das Sicherheitskonzept sollte bereits bei der Ausschreibung integriert sein, um Risiken bei großen Veranstaltungen zu minimieren und die Abstimmung mit Behörden rechtzeitig zu sichern.
- Bei der Angebotsbewertung sind Qualität, Berichtsqualität und festgelegte KPIs wichtiger als der reine Preis, um eine verlässliche Dienstleistung sicherzustellen.
- Die Abrechnung sollte in 15-Minuten-Schritten erfolgen, mit klaren Regelungen zu Nachweisen, Haftung und Personalwechsel, um Streitigkeiten zu vermeiden.
- Eine frühzeitige, konkrete KPI-Definition und Dokumentation sind entscheidend, damit im Streitfall eine Leistung auch eindeutig nachgewiesen werden kann.
Inhaltsverzeichnis
- Praxis-Checkliste: Pflichtfelder einer Leistungsbeschreibung
- Wie fügt sich der Sicherheitsdienst ins Sicherheitskonzept ein?
- Nach welchen Kriterien bewerten Sie die Angebote?
- Vertrag, Abrechnung und Haftung richtig regeln
- Agentur EMV zu Musterformulierungen und Behördenabstimmung
- Warum die meisten Ausschreibungen an der falschen Stelle sparen
- Unterstützung bei Ausschreibung und Vergabe durch Agentur EMV
- Quellen
- FAQ
Praxis-Checkliste: Pflichtfelder einer Leistungsbeschreibung
Eine gute Leistungsbeschreibung beginnt nicht mit Paragraphen, sondern mit der Örtlichkeit selbst. Wo liegen die Zugänge, wo die Hotspots, wo wird nachts patrouilliert? Ohne diese Angaben kalkuliert jeder Bieter mit anderen Annahmen, und die Angebote werden unvergleichbar.
Eine vollständige Leistungsbeschreibung muss laut einem Muster für Sicherheitsdienstleistungen mindestens folgende Elemente enthalten:
- Objekt- und Lagebeschreibung mit Zugängen, Hotspots und Schichtplänen
- Aufgabenbeschreibung: Postenbesetzung, Kontrollrouten, Einlassprozeduren, Deeskalationsregeln
- Personalanforderungen: Erlaubnis nach § 34a GewO, IHK-Sachkundenachweis, Führungszeugnis, gegebenenfalls Sprach- und Gesundheitsanforderungen
- Dokumentation: Wachbuch, standardisierte Vorfallberichte, monatliche Zusammenfassungen
- Betriebsregeln: Alkoholverbot im Dienst, schriftliche Dienstanweisung, Meldepflichten, Anbindung an Leitstelle oder Funk
Unternehmen müssen für Bewachungsdienstleistungen eine Erlaubnis nach § 34a GewO nachweisen, und das eingesetzte Personal sollte eine IHK-Sachkundeprüfung vorweisen können. Fordern Sie diesen Nachweis schriftlich, nicht nur als mündliche Zusage im Erstgespräch.
Profi-Tipp: Verlangen Sie statt eines Papierwachbuchs ein digitales Berichtswesen mit Zeitstempel und Foto. Das erspart Ihnen im Streitfall die Diskussion darüber, ob ein Rundgang tatsächlich stattgefunden hat.
Wie fügt sich der Sicherheitsdienst ins Sicherheitskonzept ein?
Die Ausschreibung entsteht nicht im luftleeren Raum. Bei erhöhtem Gefährdungspotenzial, etwa bei Großveranstaltungen mit vielen Besuchern, brauchen Sie ein vollständiges Sicherheitskonzept, in das der beauftragte Dienst als ein Baustein eingebunden wird. Bei kleineren, wiederkehrenden Formaten reicht oft eine ergänzende Dokumentation zu einem Rahmenkonzept.
Mustersicherheitskonzepte der Kommunen liefern dafür eine brauchbare Struktur, etwa mit festen Kapiteln zu Verantwortlichkeiten, Organisation, Kommunikation und Notfallmaßnahmen, wie sie das Mustersicherheitskonzept der Stadt Duisburg zeigt. So gehen Sie vor:
- Prüfen Sie zuerst, ob Ihre Veranstaltung ein vollständiges Sicherheitskonzept erfordert oder eine Ergänzung reicht.
- Übernehmen Sie ein kommunales Musterkonzept als Gerüst statt bei null anzufangen.
- Reichen Sie das Konzept bei der Feuerwehr ein, idealerweise deutlich vor dem Termin.
- Klären Sie parallel die Abstimmung mit Polizei und Sanitätsdienst und benennen Sie feste Ansprechpartner.
- Legen Sie schriftlich fest, wer im Ernstfall welche Entscheidung trifft.
Fachempfehlungen betonen, dass Sicherheitskonzepte „lebendige“ Dokumente sind, das Einvernehmen der Feuerwehr sollte üblicherweise spätestens eine Woche vor der Veranstaltung vorliegen. Wer diese Frist verpasst, riskiert eine Verschiebung oder Absage kurz vor dem Termin, ein Szenario, das sich mit früher Terminplanung leicht vermeiden lässt.
Nach welchen Kriterien bewerten Sie die Angebote?
Der Preis allein sagt wenig über die Qualität eines Sicherheitsdienstes aus. Wer nur nach dem günstigsten Stundensatz vergibt, bekommt oft unerfahrenes Personal mit hoher Fluktuation, das genau dann versagt, wenn es zählt.
Bevor Sie überhaupt Angebote vergleichen, prüfen Sie die Eignungsnachweise: die gewerberechtliche Erlaubnis nach § 34a GewO, eine ausreichende Betriebshaftpflicht, die tatsächliche Personalstruktur des Anbieters und belastbare Referenzen aus vergleichbaren Einsätzen. Das VSSU-Handbuch zur Auftragsvergabe empfiehlt dafür ein standardisiertes Bewertungsraster mit klarer Gewichtung statt einer reinen Preisliste.
Eine bewährte Gewichtung sieht so aus, lässt sich aber an die eigene Veranstaltung anpassen:
- Qualität und Konzept (Personalkonzept, Erfahrung, Referenzen): rund 40 %
- Kennzahlen und Berichtswesen (KPIs, Reaktionszeiten, Dokumentationsqualität): rund 30 %
- Preis: rund 30 %
Definieren Sie die Kennzahlen konkret: Kontroll-KPIs wie die Anzahl der Rundgänge pro Schicht, Reaktions-KPIs wie die Rückrufzeit bei einem Alarm, und Dokumentations-KPIs wie die Vollständigkeit der Vorfallberichte. Ohne diese Zahlen fehlt Ihnen später die Handhabe, um bei schlechter Leistung Konsequenzen zu ziehen. Der eigentliche Bewertungsprozess läuft dann über einen Punktebogen, bei dem Sie fehlende Nachweise gezielt nachfordern und die Entscheidung schriftlich protokollieren, das schützt Sie auch bei Rückfragen unterlegener Bieter.
Vertrag, Abrechnung und Haftung richtig regeln
Ein häufiger Streitpunkt entsteht nicht bei der Leistung selbst, sondern bei der Abrechnung. Praxis-Leistungsverzeichnisse zeigen, dass sich Abrechnung in 15-Minuten-Schritten als Standard etabliert hat, ergänzt um klar benannte Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit.
Folgende Punkte gehören zwingend in den Vertrag:
- Abrechnungseinheit (üblich: 15-Minuten-Schritte) und Nachweispflicht der tatsächlichen Einsatzzeiten
- Mindestdeckungssumme der Betriebshaftpflicht und klare Freistellungsregelung gegenüber Dritten
- Vorgaben zum Einsatz von Subunternehmern, inklusive Zustimmungspflicht und Nachweis der Lohnzahlungen
- Kündigungsfristen sowie Audit- und Kontrollrechte für den Auftraggeber
- Sanktionsmechanismen, wenn vereinbarte KPIs wiederholt verfehlt werden
Klären Sie außerdem, wie ein kurzfristiger Personalwechsel gehandhabt wird. Wer haftet, wenn eine Aushilfskraft ohne gültigen Sachkundenachweis eingesetzt wird? Diese Frage sollte nicht erst im Streitfall beantwortet werden müssen.
Agentur EMV zu Musterformulierungen und Behördenabstimmung
Agentur EMV dokumentiert Behördenkoordination, Einsatzplanung und die Berücksichtigung von ehrenamtlichem Engagement als festen Bestandteil der Angebotsvorbereitung, gerade bei Vereinsveranstaltungen mit knappem Budget.
Profi-Tipp: Verlangen Sie in der Ausschreibung explizit eine digitale Reportingpflicht mit Zeitstempel statt eines handschriftlichen Wachbuchs. Das macht spätere KPI-Audits deutlich schneller, weil sich Vollständigkeit und Reaktionszeiten sofort auswerten lassen.
Bei der Angebotsprüfung lohnt sich eine kurze Checkliste: Liegt die Sachkundeprüfung vor? Ist die Haftpflicht ausreichend gedeckt? Sind KPIs messbar formuliert, nicht nur behauptet?
Warum die meisten Ausschreibungen an der falschen Stelle sparen
Die verbreitete Annahme, ein Sicherheitsdienst sei ein reines Preisprodukt, hält keiner näheren Prüfung stand. Wer nur den Stundensatz vergleicht, ignoriert genau die Faktoren, die im Ernstfall zählen: Reaktionszeit, Deeskalationskompetenz, saubere Dokumentation. Das VSSU-Handbuch spricht deshalb nicht ohne Grund von einem Bewertungsraster statt einer Preisliste.
Der größere Fehler liegt aber woanders: Viele Veranstalter behandeln die Ausschreibung als reines Formular, nicht als Steuerungsinstrument. Eine KPI-Klausel, die niemand später prüft, ist Papier ohne Wirkung. Wer wirklich Kontrolle über die Dienstleistung will, muss die Berichtspflichten so konkret formulieren, dass eine schlechte Leistung sich beweisen lässt, und genau daran scheitert die Mehrheit der Vergabeverfahren, die ich gesehen habe.
Mein Rat: Investieren Sie die meiste Zeit in die Leistungsbeschreibung und die KPI-Definition, nicht in die Verhandlung des letzten Prozentpunkts beim Preis. Die Behördenabstimmung und das Sicherheitskonzept sind ohnehin Pflicht, aber die Messbarkeit der Leistung entscheidet, ob Sie im Ernstfall auch etwas in der Hand haben.
— Frank
Unterstützung bei Ausschreibung und Vergabe durch Agentur EMV
Einige Sicherheitsdienstleister übernehmen für Veranstalter, Vereine und Kommunen Arbeiten wie Bedarfsanalyse vor Ort, das Erstellen von Leistungsverzeichnissen und die Abstimmung mit Feuerwehr, Polizei und Sanitätsdienst. Statt einer generischen Vorlage erhalten Sie ein Konzept, das aus Einsatzerfahrung in der Region stammen kann, inklusive Behördengängen und Genehmigungen.
Ein möglicher Ablauf umfasst ein Erstgespräch zur Bedarfsklärung, die Erstellung eines Muster-Leistungsverzeichnisses, das auf die Veranstaltung zugeschnitten ist, und Begleitung durch das Auswahlverfahren bis zur Zuschlagsentscheidung. Vereine mit ehrenamtlichem Engagement können von speziellen Konditionen profitieren, ein Punkt, den reine Preisvergleichsportale nicht abbilden können.
Wer eine Veranstaltung plant und eine tragfähige Ausschreibung für den Veranstaltungsschutz aufsetzen will, kann direkt ein Erstgespräch mit Agentur EMV vereinbaren und die eigene Leistungsbeschreibung fachlich prüfen lassen.
Quellen
Nützliche Vorlagen liefern das VSSU-Handbuch und kommunale Mustersicherheitskonzepte. Eine regionale Rechtsprüfung und der direkte Kontakt zur zuständigen Behörde bleiben trotzdem unverzichtbar.
- Leitfaden und Hinweise Veranstaltungssicherheit
- Leistungsbeschreibung Sicherheitsdienstleistung (Muster)
- Auftragsvergabe für private Sicherheitsdienstleistungen (VSSU‑Handbuch, 2021)
- Leistungsverzeichnis Security Stadtfest 2025 (Beispiel)
FAQ
Was muss in eine Ausschreibung für einen Sicherheitsdienst?
Zwingend sind Einsatzorte und -zeiten, der Aufgabenumfang, Personalanforderungen nach § 34a GewO, das Berichtswesen mit Wachbuch und Vorfallberichten sowie Eskalationswege und Versicherungsnachweise. Fehlt einer dieser Punkte, werden die eingehenden Angebote kaum vergleichbar.
Wie viel kostet eine Ausschreibung für Eventsicherheit?
Die Ausschreibung selbst verursacht meist keine direkten Kosten, entscheidend ist der spätere Stundensatz der Anbieter, der je nach Region und Qualifikation stark schwankt. Individuelle Preise werden meist erst nach einer Bedarfsanalyse genannt, da Personalstärke und Einsatzdauer den Aufwand bestimmen.
Welche Nachweise muss ein Sicherheitsdienstleister vorlegen?
Verpflichtend ist die gewerberechtliche Erlaubnis nach § 34a GewO, zusätzlich sollte das eingesetzte Personal eine IHK-Sachkundeprüfung sowie ein aktuelles Führungszeugnis vorweisen. Eine ausreichende Betriebshaftpflicht gehört ebenfalls zu den Standardnachweisen.
Muss der Sicherheitsdienst Teil eines Sicherheitskonzepts sein?
Bei erhöhtem Gefährdungspotenzial, etwa bei großen Publikumsveranstaltungen, ja, dann wird der Dienst als Baustein in ein vollständiges Sicherheitskonzept eingebunden. Bei kleineren, wiederkehrenden Formaten reicht häufig eine Ergänzung zu einem bestehenden Rahmenkonzept.
Wie holt man am besten Angebote von Sicherheitsdienstleistern ein?
Verschicken Sie eine detaillierte Leistungsbeschreibung an mehrere Anbieter gleichzeitig und geben Sie eine einheitliche Frist für die Rückmeldung vor. Bewerten Sie die eingehenden Angebote anschließend nach einem festen Raster, das Qualität und Kennzahlen stärker gewichtet als den reinen Preis, wie es das VSSU-Handbuch empfiehlt.